المدخلات

المدخلات هي البيانات أو الأوامر أو الأحداث التي تحتاجها الأداة لكي تعمل. قد يدخلها المستخدم، تأتي من ملف، تصل من نظام آخر، أو تنتج من حدث مثل وصول رسالة أو انتهاء موعد.

لكل مدخل خصائص يجب تحديدها: المصدر، النوع، الصيغة، هل هو إلزامي أو اختياري، مدى القيم المقبولة، ماذا يحدث عند غيابه، ومن يملك حق تغييره.

المخرجات

المخرجات هي ما تنتجه الأداة بعد المعالجة. قد تكون نتيجة حساب، تقريرًا، ملفًا، حالة محدثة، تنبيهًا، قرارًا مقترحًا، أو إجراءً منفذًا. المخرج الجيد قابل للاستخدام من الطرف التالي ولا يحتاج إلى إعادة تفسير كل مرة.

النتيجة

المخرج ليس دائمًا النتيجة النهائية. تقرير التحليل مخرج، أما اتخاذ قرار أفضل فقد يكون النتيجة. رسالة التذكير مخرج، أما تقليل التأخر فهو النتيجة. هذا الفرق مهم عند قياس قيمة الأداة.

منطق العمل

منطق العمل هو القواعد التي تحدد كيف تتحول المدخلات إلى مخرجات. يشمل الحسابات، الشروط، ترتيب الأولويات، قواعد التحقق، الحالات المسموح بها، وما الذي يحدث عند كل قرار.

القواعد الصريحة والضمنية

بعض القواعد مكتوبة مثل «إذا تجاوز المبلغ 50 ألفًا يحتاج موافقة ثانية». وبعضها يعيش في خبرة الموظف مثل «هذا النوع من العملاء يحتاج متابعة أسرع». بناء الأداة يتطلب كشف القواعد الضمنية وفحص ما إذا كانت صالحة للتوحيد أو تحتاج حكمًا بشريًا.

جدول القرار

عندما تزيد الشروط، استخدم جدول قرار بدل الاعتماد على وصف طويل. ضع المتغيرات في الأعمدة والحالات في الصفوف، وحدد المخرج لكل تركيبة. هذا يكشف التعارضات والحالات التي لا يوجد لها قرار.

التحقق من المدخلات

• التحقق من النوع: رقم، نص، تاريخ، ملف.
• التحقق من الصيغة: بريد، رقم جوال، رمز محدد.
• التحقق من النطاق: كمية لا تكون سالبة، تاريخ لا يكون قبل حدث سابق.
• التحقق من العلاقة: قيمة حقل تعتمد على حقل آخر.
• التحقق من التكرار: منع إنشاء السجل نفسه مرتين.

مثال: أداة تسعير خدمة

المدخلات: نوع الخدمة، حجم المشروع، مدة التسليم، عدد النسخ، مستوى التعقيد. المنطق: سعر أساسي لكل نوع، معامل للحجم، زيادة للتسليم العاجل، وحد أدنى للسعر. المخرج: نطاق سعر وتفصيل العناصر. النتيجة: تسعير أكثر اتساقًا وأسرع من التقدير العشوائي.

استخدام الذكاء

يمكن إعطاؤه قائمة المدخلات والقواعد وطلب حالات ناقصة أو متعارضة. ويمكنه تحويل وصف طويل من صاحب العمل إلى جدول قرار أولي، ثم تستخدم أمثلة حقيقية للتحقق من صحة القواعد قبل تنفيذها.