القرار أو السؤال قبل البيانات

ابدأ بما تريد فهمه أو اتخاذ قرار بشأنه. جمع كل ما يمكن جمعه يضيف تكلفة وتنظيفًا ومخاطر خصوصية، وقد يشتت التحليل بدل أن يقويه.

تحويل السؤال إلى متغيرات

إذا كان السؤال «لماذا تتأخر الطلبات؟» فقد تحتاج وقت الاستلام، وقت بدء المعالجة، وقت كل انتقال، نوع الطلب، الفريق، حجم العمل، حالات النقص، ووقت الإغلاق. كل متغير يجب أن يرتبط بفرضية أو مقارنة مفيدة.

المتغير المستهدف

هو النتيجة التي تريد تفسيرها أو قياسها مثل زمن الإنجاز أو معدل التحويل أو نسبة الخطأ. يجب تعريفه بوحدة وفترة وطريقة حساب ثابتة.

المتغيرات التفسيرية

عوامل قد ترتبط بالنتيجة مثل القناة أو نوع العميل أو الفريق أو حجم الطلب. وجودها لا يعني السببية؛ هي مواد للمقارنة وبناء الفرضيات.

مصادر البيانات

حدد لكل متغير المصدر الأكثر موثوقية: نظام معاملات، سجل يدوي، استبيان، مقابلة، ملف خارجي، أو ملاحظة مباشرة. قد تحتاج دمج أكثر من مصدر لأن أي نظام واحد لا يغطي العملية كاملة.

طرق الجمع

• استخراج من نظام قائم.
• تسجيل أحداث جديدة.
• نماذج واستبيانات.
• مقابلات وملاحظات.
• أجهزة أو حساسات.
• مصادر عامة أو تجارية مرخصة.

عينة أم مجتمع كامل؟

إذا كان الحجم صغيرًا يمكن جمع الكل. إذا كان كبيرًا أو مكلفًا يمكن أخذ عينة، بشرط أن تمثل الفئات والفترات المهمة وألا تستبعد الحالات الصعبة تلقائيًا.

خطة الجمع

اكتب اسم المتغير، تعريفه، المصدر، المالك، طريقة الجمع، التكرار، الوحدة، القيم المسموحة، تاريخ البدء، ومشكلة الجودة المتوقعة. هذه الوثيقة تمنع اكتشاف نقص أساسي بعد انتهاء المشروع.

تجربة الجمع

اختبر النموذج على عدد قليل من الحالات. راقب الحقول التي يتركها الناس فارغة، والأسئلة التي تُفهم بطرق مختلفة، والبيانات التي يصعب الوصول إليها. عدّل التصميم قبل التوسع.

استخدام الذكاء

يمكن إعطاؤه سؤال التحليل وطلب متغيرات محتملة ثم تصنيفها إلى ضروري ومفيد وثانوي. بعد ذلك تختار بناءً على توفر المصدر والقيمة والمخاطر، لا على طول القائمة المقترحة.