تعريف العملية

العملية مجموعة مترابطة من الأنشطة والقرارات والمسؤوليات والموارد تحول مدخلات إلى مخرجات تحقق نتيجة أو قيمة محددة.

مفهوم العملية

العملية نظام عمل من البداية إلى النهاية. لا تُفهم من خلال المهام منفصلة فقط، لأن تحسين خطوة قد ينقل التأخير أو الخطأ إلى خطوة أخرى. التركيز يكون على التدفق الكلي والقيمة الناتجة.

المهمة

وحدة عمل محددة يمكن إسنادها لشخص أو نظام، مثل «إدخال رقم الفاتورة» أو «مراجعة المستند».

الإجراء

طريقة موصوفة لتنفيذ مهمة أو مجموعة أعمال محدودة، مثل خطوات التحقق من فاتورة قبل اعتمادها.

سير العمل

ترتيب انتقال العمل بين خطوات وقرارات وأطراف حتى يصل إلى حالة نهائية. يهتم بالتسلسل والاعتماد والتحويل.

العملية

تضم المهام والإجراءات ومسارات العمل والأنظمة والبيانات والقرارات والموارد ضمن نطاق يحقق مخرجًا ذا قيمة.

بداية العملية ونهايتها

تحدد الحدود حسب السؤال. عملية «من طلب العميل إلى التسليم» تختلف عن عملية «من التسليم إلى التحصيل». الحدود يجب أن تكون واضحة حتى لا يصبح التحليل بلا نهاية.

المدخلات والمخرجات

المدخل قد يكون طلبًا أو مادة أو معلومة أو قرارًا. المخرج هو ما تنتجه العملية للطرف التالي أو للمستفيد النهائي. ليس كل مخرج داخلي قيمة نهائية.

أصحاب العلاقة

حدد من يطلب، من ينفذ، من يقرر، من يعتمد، من يستقبل النتيجة، ومن يتأثر. المشكلة قد تقع عند الانتقال بين طرفين أكثر مما تقع داخل مهمة واحدة.

المسؤوليات

يجب معرفة من يملك كل خطوة وقرار وحالة استثنائية. غموض المسؤولية يخلق انتظارًا وتكرارًا وتحويلات غير ضرورية.

الأنظمة والبيانات

اربط كل نشاط بالنظام الذي يستخدمه والبيانات التي يحتاجها أو ينتجها. تكرار إدخال المعلومات أو نقلها يدويًا مؤشر مهم على احتكاك العملية.

القيمة

حدد ما الذي يحصل عليه المستفيد عند نهاية العملية: خدمة مكتملة، دفعة محصلة، موظف باشر، طلب تم حله. القيمة هي المرجع عند تقييم هل خطوة ما تستحق البقاء.

استخدام الذكاء

يمكنه تحويل وصف متفرق إلى قائمة مكونات وعلاقات، لكن تحديد حدود العملية والقيمة والمسؤوليات يحتاج تحققًا مع الواقع. استخدمه كأداة تنظيم لا كمصدر للحقيقة التشغيلية.