خريطة الوضع الحالي

تمثل العملية كما تعمل اليوم، لا كما يجب أن تعمل. الهدف جعل التدفق والقرارات والانتظار والتحويلات قابلة للرؤية والقياس.

مستوى التفاصيل

ابدأ بخريطة من 10 إلى 20 خطوة رئيسية. إذا ظهرت مشكلة داخل جزء معين، افصل ذلك الجزء إلى مستوى أدق. رسم كل نقرة منذ البداية يجعل الخريطة صعبة القراءة.

الخطوة

اكتب فعلًا واضحًا مع مخرج: «يفحص اكتمال الطلب»، «يعتمد السعر»، «يرسل للعميل». تجنب أسماء عامة مثل «المراجعة» دون بيان ما الذي يتغير بعدها.

المسؤول

ضع كل خطوة في مسار الطرف الذي ينفذها. هذا يكشف كثرة التحويلات والعودة لنفس الطرف أكثر من مرة.

نقطة القرار

حدد السؤال والنتائج الممكنة. «موافق؟» غير كاف إذا كانت معايير الموافقة غير معروفة. سجّل من يقرر وعلى أي معلومات.

الموافقة

ميّز الموافقة التي تحمي مخاطرة أو صلاحية حقيقية عن توقيع تاريخي لا يغير شيئًا. سجّل زمن الانتظار وعدد مرات الرفض.

الانتقال

وضح كيف تنتقل الحالة: نظام، بريد، رسالة، ورقة، أو اجتماع. طريقة الانتقال تؤثر على التتبع وفقد المعلومات.

الاستثناء

لا ترسم كل استثناء داخل الخريطة الرئيسية إذا جعلها غير مقروءة. يمكن توثيق الاستثناءات في جدول مرتبط بنقطة محددة مع نسبة الحدوث ومسار المعالجة.

الأنظمة والبيانات

أضف ما يكفي لمعرفة أين تُقرأ وتكتب المعلومات. إذا انتقلت البيانات بين نظامين يدويًا، سجّل ذلك لأنه فرصة خطأ ووقت.

التوثيق المساند

الخريطة لا تحمل كل التفاصيل. أنشئ جدولًا للخطوات يضم المسؤول، المدخل، المخرج، النظام، زمن العمل، زمن الانتظار، الحالات الخاصة، والملاحظات.

مراجعة الخريطة

اعرضها على منفذين من أكثر من طرف، ومرر حالة حقيقية خطوة بخطوة. أي خطوة لا يعرف الفريق تفسيرها أو يختلف عليها تحتاج تحقيقًا إضافيًا.

استخدام الذكاء

يمكنه تحويل جدول خطوات إلى وصف بصري أو اكتشاف قرارات غير واضحة وتكرار أسماء الخطوات. لا تسمح له بإضافة خطوة «منطقية» لم تظهر في الأدلة دون وسمها كافتراض.