اختيار العملية

اختر عملية حقيقية لها بداية ونهاية واضحتان، وتستطيع الوصول إلى منفذين أو سجلات أو بيانات عنها. يفضل أن تحتوي على احتكاك يمكن قياسه: تأخير، إعادة عمل، أخطاء، تكلفة، أو حجم متزايد.

1. فهم العملية

حدد القيمة النهائية، أصحاب العلاقة، المدخلات، المخرجات، الأنظمة، والحدود. اكتب المشكلة الأولية كفرضية لا كسبب مثبت.

2. رسم الوضع الحالي

اجمع الوثائق والمقابلات وتتبع الحالات، ثم ارسم الخطوات والقرارات والموافقات والتحويلات والاستثناءات والأنظمة.

3. جمع البيانات

حدد ما تحتاجه لقياس الزمن والحجم والجودة والتكلفة. وثق المصدر والتعريف والفترة والقيود، ولا تجمع بيانات لا تخدم سؤالًا.

4. قياس الأداء

احسب زمن التنفيذ والانتظار والزمن الكلي والحجم والقدرة والتحويلات والأخطاء وإعادة العمل والتكلفة. استخدم التوزيع لا المتوسط فقط عند وجود تفاوت كبير.

5. اكتشاف الهدر والاختناقات

حدد الطوابير والتكرار وإعادة الإدخال والأعمال اليدوية والموافقات ونقص المعلومات والاعتماد على أفراد.

6. تحديد الأسباب الجذرية

ابن عدة فرضيات واختبرها بالمقارنة أو الحالات أو البيانات. فرّق بين العرض والسبب المباشر والسبب الجذري.

7. حساب الأثر المالي والتشغيلي

حوّل المشكلات المهمة إلى تكلفة أو زمن أو قدرة أو خطر. افصل الوفر النقدي عن الوقت المستعاد والتكلفة المتجنبة.

8. تصميم الحلول الممكنة

ضع بدائل من أنواع مختلفة: تعديل إجراء، أداة، نظام، أتمتة، تحسين بيانات، تحليل، ذكاء، تدخل بشري، أو حل هجين.

9. تحديد مواضع الأدوات والأتمتة والذكاء

لا تضع التقنية في كل خطوة. حدد الوظيفة والمدخل والمخرج والمخاطر لكل تدخل، وما الذي يبقى عند الإنسان.

10. تصميم الوضع المستقبلي

أعد بناء التدفق والأدوار والقرارات والاستثناءات وتدفق المعلومات والقياس، مع إزالة الأسباب التي كشفتها لا مجرد رسم مسار أسرع.

11. محاكاة واختبار العملية الجديدة

مرر حالات طبيعية وحدية واستثنائية وفشل نظام وغياب شخص وارتفاع حجم. تحقق من نقطة الانهيار وكيف تتعافى العملية.

12. مقارنة السيناريوهات

ابن سيناريو محافظًا ومتوسطًا وجذريًا، وقارن القيمة والتكلفة والمخاطر وزمن التنفيذ والاعتماديات.

13. حساب القيمة المتوقعة

احسب تكلفة الوضع الحالي والجديد والوفورات والقدرة والأخطاء والعائد وفترة الاسترداد. نفذ تحليل حساسية لأكبر الافتراضات.

14. ترتيب الأولويات

حدد ما ينفذ أولًا ولماذا. بعض التغييرات تمهد لغيرها عبر تحسين البيانات أو إزالة اختناق أو إنشاء قدرة تقنية.

15. إعداد خطة التنفيذ

حدد المراحل والمالكين والموارد والمخاطر وخطة الانتقال والتدريب والدعم ومعايير الانتقال بين المراحل.

16. تحديد مؤشرات القياس

ثبت خط الأساس والأهداف ومؤشرات الزمن والجودة والتكلفة والتبني، وحدد فترات المراجعة والآثار الجانبية التي ستراقبها.

17. المراجعة النهائية بالذكاء

استخدم الذكاء كخصم تحليلي: اطلب منه مهاجمة التشخيص، البحث عن سبب بديل، اقتراح حالة فشل، مراجعة الحسابات، وكشف افتراضات غير مثبتة. لا تجعل المراجعة الأخيرة إعادة صياغة للتقرير فقط.

مخرجات مشروع التخرج

• خريطة الوضع الحالي مع الأدلة.
• ملف البيانات والتعريفات وخط الأساس.
• تشخيص مرتب حسب الأثر وقوة الدليل.
• بدائل حلول ومصفوفة مقارنة.
• تصميم الوضع المستقبلي.
• اختبارات السيناريو والضغط والفشل.
• حالة عمل مالية وتشغيلية.
• خطة تنفيذ وقياس.
• ملحق يوضح أين استُخدم الذكاء وما الذي تم التحقق منه أو رفضه.

القدرة النهائية

النتيجة المطلوبة هي القدرة على الدخول إلى مشكلة غير مرتبة، فهمها كنظام، جمع دليلها، قياسها، تشخيصها، مقارنة الحلول، ثم استخدام الذكاء لرفع سرعة التحليل والاختبار دون أن يحل محل المنهج أو المسؤولية.