ما الذي سيتغير

هذه المهمة مخصصة لـ«تنظيف أرشيف معلومات» داخل الإنتاجية / تنظيم المعلومات. جوهرها: حدد ما يجب أن يبقى ثابتا عند تحويل المادة إلى أرشيف معلومات.

المادة التي يجب توفيرها

• المادة الأصلية
• الصيغة أو الحالة المستهدفة لـأرشيف معلومات
• العناصر التي يجب الحفاظ عليها
• العناصر المسموح تغييرها
• قيود الطول أو المنصة أو التقنية
• المجلدات
• العمر

برومبت التحويل

حوّل المادة المدخلة لتنفيذ «تنظيف أرشيف معلومات» تحديدا ضمن الإنتاجية / تنظيم المعلومات. المادة والسياق: - [المادة الأصلية] - [الصيغة أو الحالة المستهدفة لـأرشيف معلومات] - [العناصر التي يجب الحفاظ عليها] - [العناصر المسموح تغييرها] - [قيود الطول أو المنصة أو التقنية] - [المجلدات] - [العمر] أثناء التحويل: 1. حدد ما يجب أن يبقى ثابتا عند تحويل المادة إلى أرشيف معلومات. 2. أعد تنظيم المحتوى أو البنية بما يناسب شكل أرشيف معلومات الجديد. 3. لا تنقل خصائص الصيغة الأصلية التي لا تعمل في أرشيف معلومات. 4. قارن ناتج أرشيف معلومات بالمادة الأصلية للتأكد من عدم فقد معلومة جوهرية أثناء هذه المهمة. 5. ضع قواعد للاحتفاظ والحذف والأرشفة. 6. لا تحذف مادة لا تعرف قيمتها قبل أخذ نسخة أو تصنيفها. احتفظ في الناتج بـ: - نسخة محولة إلى أرشيف معلومات. - نتيجة أرشيف معلومات تحافظ على المعنى أو الوظيفة التي يجب نقلها من المصدر. - أرشيف أنظف وقواعد صيانة. حافظ على حدود «تنظيف أرشيف معلومات»: لا تحوّل الناتج إلى «بناء ملخص أسبوعي»؛ استخدم عناصر المهمة المجاورة فقط عندما تكون مدخلا ضروريا لهذه المهمة. تحقق بعد التحويل: هل أصبح الناتج صالحا لـأرشيف معلومات بدلا من أن يكون نسخة من المصدر فقط؟

ما يجب الحفاظ عليه أو إخراجه

• نسخة محولة إلى أرشيف معلومات
• نتيجة أرشيف معلومات تحافظ على المعنى أو الوظيفة التي يجب نقلها من المصدر
• أرشيف أنظف وقواعد صيانة

فحص ما بعد التحويل

• هل أصبح الناتج صالحا لـأرشيف معلومات بدلا من أن يكون نسخة من المصدر فقط؟
• هل أصبح البحث أسهل بعد التنظيف؟