حدد فعل المستلم

قبل كتابة الرسالة، حدد ما الذي تريد من المستلم فعله: الرد، الموافقة، إرسال ملف، اختيار موعد، أو معرفة تحديث. إذا تعددت الأفعال، رتبها أو افصل الرسائل.

بيانات الأمر

• العلاقة بين الطرفين.
• الخلفية التي يعرفها المستلم.
• المعلومة الجديدة.
• الطلب والموعد.
• درجة الرسمية.

مثال متابعة

«اكتب رسالة متابعة لعميل استلم العرض قبل خمسة أيام ولم يرد. العلاقة ودية ومهنية. لا تفترض سبب التأخير، ولا تستخدم ضغطًا أو خصمًا. اسأله إن كان يحتاج توضيحًا وحدد أن الجدول الحالي متاح حتى الخميس».

إزالة الحشو

اطلب وضع المطلوب في الثلث الأول، وحذف عبارات المجاملة المتكررة. في الرسائل السريعة يمكن أن تكون التحية سطرًا والطلب سطرًا والتفصيل سطرين.

اختبار الوضوح

بعد قراءة الرسالة مرة واحدة، هل يعرف المستلم المطلوب والموعد؟ إذا لا، فالمشكلة في الهيكل لا في الكلمات.